Phần mềm POS là gì?

Phần mềm POS là phần mềm bán hàng tại điểm bán, giúp cửa hàng ghi nhận đơn hàng, thu tiền, in hoá đơn và cập nhật tồn kho ngay khi giao dịch diễn ra. Bài viết này giải thích POS hoạt động thế nào, gồm những chức năng gì và cách chọn giải pháp phù hợp cho cửa hàng bán lẻ hoặc F&B.

Phần mềm POS là gì?

POS (Point of Sale) nghĩa là "điểm bán hàng". Phần mềm POS chạy trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại tại quầy thu ngân, kết nối với máy quét mã vạch, máy in hoá đơn và máy quẹt thẻ. Khác với sổ sách thủ công, mọi đơn hàng được lưu thành dữ liệu để tra cứu và báo cáo.

Một hệ thống POS hiện đại thường vận hành trên nền tảng đám mây. Chủ cửa hàng có thể xem doanh thu từ xa, còn nhân viên vẫn bán hàng được khi mất kết nối nhờ chế độ ngoại tuyến.

Phần mềm POS có những chức năng nào?

• Bán hàng và thanh toán: quét mã vạch, áp dụng khuyến mãi, nhận tiền mặt, thẻ, chuyển khoản và ví điện tử.
• Quản lý kho: theo dõi nhập, xuất, tồn theo thời gian thực và cảnh báo hàng sắp hết.
• Báo cáo: doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy theo ngày, ca, chi nhánh.
• Khách hàng thân thiết: tích điểm, ưu đãi sinh nhật, chăm sóc khách quay lại.
• Hoá đơn điện tử: xuất hoá đơn ngay tại quầy và đồng bộ với cơ quan thuế qua nhà cung cấp.

Cửa hàng nào cần dùng phần mềm POS?

Mọi mô hình bán trực tiếp đều hưởng lợi: cửa hàng tạp hoá, thời trang, mỹ phẩm, nhà thuốc, quán cà phê, nhà hàng. Khi cửa hàng có từ vài chục đơn mỗi ngày, hoặc có nhiều hơn một nhân viên thu ngân, ghi chép thủ công bắt đầu gây sai sót ở tồn kho và đối soát tiền cuối ca.

Phần mềm POS khác gì phần mềm ERP?

POS tập trung vào nghiệp vụ tại điểm bán và kho cửa hàng. ERP bao quát cả doanh nghiệp: mua hàng, kế toán, nhân sự, báo cáo quản trị. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng POS, sau đó kết nối với ERP khi quy mô tăng. VPPOS cung cấp cả hai và cho phép liên thông dữ liệu giữa chúng.

Cách chọn phần mềm POS phù hợp

1. Xác định ngành hàng: F&B cần quản lý bàn, bếp; bán lẻ cần mã vạch, biến thể sản phẩm.
2. Kiểm tra khả năng ngoại tuyến: mạng yếu không nên làm gián đoạn việc bán hàng.
3. Xem khả năng tích hợp: hoá đơn điện tử, cổng thanh toán, sàn thương mại điện tử.
4. Đánh giá chi phí tổng thể: phí bản quyền, phần cứng, đào tạo và hỗ trợ, không chỉ giá gói.
5. Dùng thử trước khi mua: để nhân viên thu ngân thao tác thực tế vài ngày.

VPPOS hỗ trợ cửa hàng thế nào?

VPPOS là phần mềm bán hàng do VPPOS phát triển, phục vụ cửa hàng bán lẻ và F&B với thu ngân nhanh, quản lý kho, báo cáo thời gian thực và hoá đơn điện tử. Đội ngũ VPPOS hỗ trợ cài đặt, nhập dữ liệu ban đầu và đào tạo nhân viên.

Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ sổ sách sang phần mềm, hãy bắt đầu với một cửa hàng, đo thời gian thanh toán và độ chính xác tồn kho trước và sau 30 ngày.